Team Informatie en Ondersteuning bestaat uit de taakvelden Documentair Informatie Beheer (DIB), ICT, Facilitaire Zaken (Faza) en de Repro. Al deze medewerkers samen zorgen voor een goed toegerust stadhuis, zowel fysiek als digitaal.
Documentair Informatie Beheer (DIB)
De medewerkers van DIB beheren diverse mailboxen waaronder gemeente@gorinchem.nl, registreren alle ingekomen berichten (via de mail, website of per post) en verzorgen een gedeelte van de uitgaande fysieke post.
DIB geeft ook advies bij vraagstukken op het gebied van de steeds verdergaande digitalisering van het informatiebeheer. Ze geven uitleg over zaakgericht werken, denken mee over het uitwerken en vereenvoudigen werkprocessen waarbij het document management systeem een rol speelt, kijken naar de aansluiting van nieuwe applicaties daarop, en helpen bij de introductie van nieuwe technische mogelijkheden en/of het voldoen aan veranderende wetgeving zoals de Wet open overheid. Zij zorgen ook voor de fysieke en digitale archivering van documenten en/of zaken, en denken mee over de opzet van een E-depot.
ICT
ICT zorgt voor goed werkende ICT voorzieningen voor alle gemeentelijke medewerkers, beheren een uitgebreid applicatielandschap en zorgen voor ondersteuning van de eindgebruikers. Ze zien toe op de veiligheid, integriteit, en bruikbaarheid van al deze faciliteiten en alle daarbinnen opgeslagen en gebruikte gegevens. Ook advisering over informatievraagstukken, toezicht op beveiliging en privacybewaking, en het bij de tijd houden van dit geheel behoort tot het takenpakket. Denk daarbij ook aan thema’s zoals datagedreven werken, vraagstukken rondom het gebruik van kunstmatige intelligentie, veranderende wetgeving, het scheiden van presentatie- en proceslogica van gegevenslogica etc.
Facilitaire Zaken (Faza)
Faza zorgt voor het meubilair en overige inventaris in het stadhuis en beheren de kantoor- en vergaderruimtes. Ze zorgen ervoor dat vergaderruimtes optimaal gebruikt kunnen worden met moderne communicatieapparatuur en communicatiemogelijkheden. Daarnaast beheren ze de gemeentelijke telefoonomgeving en dragen ze zorg voor het nodige onderhoud in het pand. Ook ondersteunen ze bij huwelijksvoltrekkingen en andere feestelijkheden.
Repro
De medewerkers van repro verwerken de post en maken deze verzendklaar. Ook printen ze brieven, flyers en posters en ze regelen distributie door middel van postrondes langs de verschillende gemeentelocaties.